A Hatékony Kommunikáció Fontossága

A hosszabb távú projektek, különösen a szoftverfejlesztés területén, bonyolult és összetett folyamatok, ahol a pontos és időszerű kommunikáció elengedhetetlen. A félreértések vagy az információk elmaradása könnyen vezethet hibákhoz, késésekhez vagy a projekt költségeinek növekedéséhez. Ezért van szükség arra, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen, és pontosan értse a projekt jelenlegi állapotát és következő lépéseit.

Érdemes a hatékonyság érdekében több csatornát használni. Mindegyiknek megvan a saját előnye és ezeket egy-egy projekt kezdetekor ajánlott is egyeztetni, hogy mindenki tisztában legyen velük.

Az email továbbra is az egyik legfontosabb HIVATALOS kommunikációs eszköz. Ideális választás fontos döntések, formális megerősítések és hivatalos dokumentumok megosztására. Az emaillel biztosítható, hogy minden lényeges információ dokumentálva legyen, ami későbbi visszakeresés vagy audit esetén kritikus lehet.

*Érdemes a meetingek tartalmát is emailben összegezni, így elkerülve az esetleges félreértéseket.

Személyes találkozók vagy online meetingek szintén nélkülözhetetlenek, amikor bonyolultabb témákat vagy sürgős problémákat kell megvitatni. Ezek az interakciók lehetőséget biztosítanak arra, hogy részletesen átbeszéljük a projekttel kapcsolatos kérdéseket és azonnali visszajelzést kapjunk.

Továbbá ez egy sokkal közvetlenebb és barátságosabb kommunikáció, amely előnyös lehet a kölcsönös bizalom szempontjából. Nem is beszélve arról, hogy egy hosszabb témát megvitatni minden egyéb módon nagyon körülményes lenne...

Az instant-messaging platformok kiválóan alkalmasak a mindennapi kommunikációra, gyors kérdésekre és információcserére. Ezek az eszközök segítik, hogy folyamatosan kapcsolatban maradhassunk, és azonnal megoldhassuk az adódó kisebb problémákat. Illetve rugalmasságot is biztosít, mivel nem szükséges azonnal válaszolni, mint egy hívásra. Továbbá gyorsabb a kommunikáció mint emailen keresztül, mivel kevésbé formális és inkább egy-egy mondatos információ csere történik csak.

A projekt előrehaladtával kulcsfontosságú az ügyfél rendszeres tájékoztatása. Ez nem csak az előrehaladásról szóló információkat foglalja magában, hanem az esetleges problémákat és változásokat is. Emellett fontos egy rendszer biztosítása a hibák jelzésére és gyűjtésére, ami lehetővé teszi a gyors interakciót és a problémák azonnali kezelését.

A tapasztalatok alapján érdemes 2-3 naponta az egyik korábban említett platform segítégével (mi legjobban erre egy egyszerű üzenetet preferálunk) egy helyzetjelentést adni. Így mindenki folyamatosan naprakész és minden információ birtokában lehet. Továbbá amennyiben az adott csapat használ valamilyen menedzsment rendszert, érdemes oda is hozzáférést biztosítani az ügyfeleknek, hogy saját szemükkel tudják követni a történéseket a projektjükben.

A Vamosoftnál tökéletesre fejlesztett kommunikációs guide alapján történik minden interakció. Ügyfeleinkkel igyekszünk a komplex kérdéseket és terveket hívásban megbeszélni, amelyeket aztán emailben is rögzítünk. Minden fontos tervezetet szintén emailben rögzítünk. Továbbá ügyfeleink hozzáférést kapnak a projektmenedzsment rendszerünkhöz, ahol részletesen követhetnek minden történést. Ha ez nem lenne elég Slack csatornát is fenntartunk, hogy ott is tudjunk 2-3 naponta egyeztetni.

Ha bármilyen projekten gondolkodsz, ne habozz kapcsolatba lépni velünk; szívesen megmutatjuk, hogyan biztosítjuk a zökkenőmentes kommunikációt és projektmenedzsmentet!